Статті » Про документ

Про документ 08.10.2012

 

Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві. Головною складовою документа виступає інформація, що має свою специфіку:

• Документ припускає наявність семантичної інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини.
• Інформація передається дискретно, тобто у виді повідомлень.
• Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст.
• Документ — це інформація, що зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною (за допомогою письма, графіки, фотографії, звукозапису та ін.).
• Документ має субстанціональність (речовинність — обов’язкову матеріальну складову).

 

Властивості документа:
Як і всякий об’єкт, документ має безліч властивостей, найістотніші з них такі:

• Атрибутивність документа, тобто наявність невід’ємних складових, без яких він існувати не може.
• Документ як цілісна система складається з двох основних складових — інформаційної та матеріальної. Відсутність однієї з них перетворює документ  в усне мовлення.
• Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі й часі.
• Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

 

Документ має свої ознаки:

• Наявність змістового семантичного змісту. Документ — носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов’язковою ознакою.
• Стабільна речовинна форма, яка забезпечує тривале збереження документа, можливість багаторазового використання й руху інформації в просторі й часі.
• Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які первісно призначені для зберігання інформації в просторі й часі.
• Завершеність повідомлення. Фрагментарне незакінчене повідомлення не може бути повноцінним документом.

 

Функції документа:
Функція документа — це його суспільна роль, соціальне призначення, мета й завдання.
Головною, найузагальнювальною функцією документа є зберігання й поширення інформації в часі й просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства.
Спільні функції — інформаційна, комунікативна, кумулятивна — притаманні для всіх документів, незалежно віх їх типу і виду.

• Інформаційна функція — це здатність документа задовольнити потреби суспільства в інформації, тобто бути джерелом інформації, знань.
• Комунікативна функція — це здатність документа бути інформативним засобом поширення, обміну, комунікації, спілкування, послідовності.

• Кумулятивна функція — це здатність документа набувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження для теперішнього й майбутнього поколінь.

     Спеціальні функції притаманні не усім, а окремими видам і типам документів. Серед них можна назвати управлінську, пізнавальну (освітня), правову, загальнокультурну, меморіальну, гедонічну та інші функції.