Статті » Архівація документів

Архівація документів 08.10.2012

 

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватись у архів органу державної влади для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років зокрема) можуть передаватися в архів за погодженням з керівництвом органу державної влади.
Підготовка документів до передачі в архів включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі створюється експертна комісія (ЕК). Схоронність документів органів державної влади здійснюється згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».
Функціонально номенклатура справ визначає систему зберігання та використання документів, виконується в кількох примірниках і зберігається:

• у підрозділі установи, яка веде діловодство, як робочий примірник;
• у відомчому архіві як обліковий документ поточного зберігання;
• у державному архіві як довідковий матеріал постійного зберігання.

Органи державної влади створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
Архів, архівний підрозділ, архівний відділ - це, відповідно, установа, що забезпечує облік, зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та формування Національного архівного фонду або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства [199].
Систему архівних установ державної влади та органів місцевого самоврядування України становлять:

• спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (Державний комітет архівів України);
• центральні державні архіви;
• галузеві державні архіви;
• державний архів Автономної Республіки Крим;
• державний архів області, міст Києва і Севастополя;
• державний архів району, району у містах Києві та Севастополі;
• місцеві архівні установи (архівні установи міських рад міст республіканського (АРК), обласного значення);
• архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій.

Архівний підрозділ є самостійною структурною частиною організації. У разі недоцільності створення самостійної структурної частини архівний підрозділ може входити до складу служби діловодства організації (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо).
Основними завданнями архівного підрозділу є:

• приймання від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;
• контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;
• участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ організації, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
• подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;
• проведення попередньої експертизи цінностей документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників організації та актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до Національного архівного фонду;
• створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
• організація в установленому Держкомархівом порядку користування архівними документами, видача архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;
• підготовка і передання документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;
• участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами [205].

Обов’язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності та здешевлення управлінської праці є механізація та автоматизація діловодних процесів.
Механізація та автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: реєстрація і підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо. Ці етапи повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема, від організаційної структури органу управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості та змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК в органах державної влади створюються централізовані служби: сектори діловодства, комп'ютеризації і оргтехніки, друкарські та копіювальні бюро тощо. Від ефективності роботи таких підрозділів багато в чому залежить нормальна робота всієї установи. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

• доцільність впровадження технічних засобів;
• можливість придбання технічних засобів;
• наявність придатних приміщень;
• можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

До застосування технічних засобів проводиться відповідна підготовка кадрів, яка передбачає: навчання персоналу роботі з технічними засобами на робочих місцях, на спеціальних курсах, шляхом проведення семінарських занять тощо.
Важливим завдання, яке стоїть сьогодні на порядку денному, є комп’ютеризація та запровадження відповідного програмного забезпечення всієї системи органів виконавчої влади України, що дозволило б піднести на якісно новий рівень роботу апарату державного управління.
Для цього слід активно впроваджувати систему електронного документообігу на вищих рівнях виконавчої влади та централізованого моніторингу підготовки державно-управлінських рішень, включаючи систему підтримки процедур їх підготовки та прийняття. Згодом розв'язання проблеми інформаційно-аналітичного забезпечення органів влади необхідно перенести на рівень «область-центр». Завершальним етапом даної роботи має стати ланка «район-область».