» Архивация, архивная обработка документов

Архивация, архивная обработка документов 08.10.2012

 

Закончившиеся дела длительного или постоянного хранения сдаются в архив органа государственной власти, где используются и хранятся в дальнейшем. С руководством органов власти согласовывается передача дел временного хранения в архив.
Проводиться архивация документов при следующих условиях: передача дел в подразделение архива предприятия, составление описи документов, проведении экспертизы ценности и соответствующего оформления, а так же обеспечения целостности документов.
Экспертиза ценности документов – это определение их ценности (установление сроков хранения) и отбор документов на хранение. На основе Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» и осуществляется хранение дел органов власти. Для проведения и организации экспертизы ценности дел, для определения сроков хранения создается комиссия (ЕК).

 

Выполняя архивные работы, номенклатура дел производится в нескольких экземплярах и определяет использование документа и хранение. Номенклатура храниться:

• как рабочий экземпляр в подразделении делопроизводства учреждения;
• как документ учета текущего хранения в ведомственном архиве;
• как материал для справок постоянного хранения в госархиве.

     Органы власти создают архивные подразделения, в которых происходит архивная обработка документов и их хранение, используются сведения, которые содержат документы, для производственных, научных, служебных и других целей, и для защиты интересов и законных прав граждан государства. Учреждения, обеспечивающие хранение и учет документов, предоставляющие архивные услуги, использование сведений из документов, а также формирование Национального архивного фонда и управление информационной и научно-исследовательской деятельностью в сфере делопроизводства [199] называется архивное подразделение, архивный орган либо просто архив.

Систему архивных учреждений органов местного самоуправления и государственной власти Украины составляют:

• центральные государственные архивы;
• архив Автономной Республики Крым;
• архив государственного значения области, городов Киева и Севастополя;
• Государственный комитет архивов Украины;
• государственные архивы различных отраслей;
• государственный архив района, района в городах Киеве и Севастополе;
• архив органов государственной власти, органов местного самоуправления, коммунальных и государственных предприятий, архив организаций и учреждений.
• архивы местного значения (архивные организации городских советов городов республиканского (АРК), областного значения);

 

     Архив есть отдельная самостоятельная часть организации. При нецелесообразности создания отдельного подразделения, архив будет входить в состав делопроизводственного органа учреждения(канцелярия, общий отдел, отдел управления делами)./p>

Задача архивного подразделения есть архивная обработка документов - это:

• контроль точности оформления документов в структурах подразделений организации и состояния хранения совместно со службой делопроизводства;
• участие в согласовании, проверка соответствия документов в делах по утвержденной номенклатуре, в составлении сводной номенклатуры дел организации;
• прием и хранение архивных документов от различных подразделений организации с различными видами носителей информации;
• передача и подготовка документов Национального архивного фонда в государственное архивное учреждение, архивный отдел городского совета;
• ведение документов государственного учета и представление на регистрацию в Национальном архивном фонде, представления сведений их количестве по форме соответствующей архивному отделу и государственному архивному учреждению;
• составление проектов описей дел и проведение экспертизы оценки ценностей документов, находящихся на хранении, подача на рассмотрение экспертной комиссии проектов описей дел Наци. архивного фонда, описей дел по штату сотрудников организации и актов об изъятии для утилизации документов, отнесеных к Национальному архивному фонду;
• создание и обновление справочного блока к архивным документам;
• выдача архивных справок, выписок из документов, копий юридическим лицам и гражданам;
• организация порядка использования архивных документов, которая установлена Госкомитетом архивов;
• участие работников организации, которые непосредственно работают с документами в мероприятиях по повышению квалификации [205].

 

    Важным условием рациональной организации делопроизводства есть автоматизация и механизация процессов делопроизводства, что приводит к увеличению производительности и уменьшению затрат управленческого труда. Автоматизация и механизация вводится на всех этапах процесса делопроизводства: подготовка и регистрация документов, оперативная транспортировка и хранение, копирование и т.д. Все данные этапы должны предусматривать возможность объединения и быть совместимыми в одну систему. Состав средств, а также программного обеспечения, зависят от данных условий работы предприятия, управления документами, от размещения и организации структуры управления, условий труда сотрудников, содержания и количества документов, степени централизации работ с документами и потребности в ретроспективной и оперативной информации по ним.

Для эффективности и рационального использования технических средств в органах власти создают специальные службы: копировальные и печатные буро, секторы компьютеризации и оргтехники, отделы делопроизводства. Качественная работа учреждения напрямую зависит от эффективности труда данных подразделений.

 

Для работы с документами, при внедрении новых технологий следует учитывать:

• возможность покупки технических средств;
• рациональность внедрения технических средств;
• наличие подходящих помещений;
• возможность привлечения и подготовки специалистов к обслуживанию техники и ее ремонта.

 

     До внедрения технических средств, проводится специальная подготовка кадров, обучение на соответствующих курсах работе с техническими средствами, установленными на рабочих местах, проведение семинаров и т.д. На первом месте сегодня стоит внедрение соответствующего программного обеспечения и компьютеризация всей системы исполнительной власти Украины, что привело бы к поднятию на новый, более качественный уровень работы всего управления государством. Для этого нужно внедрять систему централизованного мониторинга подготовки и электронного документооборота, включая систему подготовки и принятия государственно-управленческих решений. Далее нужно перенести решение проблемы информационно-аналитического обеспечения органов власти на уровень «область-центр», а позже и на следующее звено аппарата «район-область».