Статті » Правила зберігання документів

Правила зберігання документів 31.10.2012

 

 

У даній статті йдеться не про те, як правильно потрібно зберігати документи з точки зору закону — не про терміни обов’язкового зберігання, вимоги до номенклатури справ та інші бюрократичні аспекти. Йтиметься про те, як потрібно організовувати складське зберігання документів для вирішення всіх необхідних завдань.

Отже, по-перше, слід розуміти, що основне правило зберігання документів — це забезпечення їх схоронності. Відповідно, будь-який співробітник архіву (будь це старший архівіст або ж прибиральниця, системний адміністратор або комірник) відповідає за збереження фонду. Тобто кожна людина, що працює з документами, повинна прагнути зробити все, щоб їх не було пошкоджено або загублено.

Забезпечення збереження документів та розробка правил зберігання документів — це багатогранні питання, що стосуються усіх аспектів роботи — від матеріально-технічного до кадрового. Важливо розуміти, однак, за будь-якої постановки робочого процесу слід:

 

•  Підтримувати стабільний режим зберігання документів.
• Дотримуватися правил приймання та обліку документів.
• Виконувати правила зберігання документів.
• Вживати заходів щодо запобігання надзвичайним ситуаціям.

    Є ряд проблем, викликаних як природним старінням документів, так і пошкодженнями, викликаними в результаті порушення температурного та вологісного режиму, а також в результаті впливу пилу та інших зовнішніх факторів.

Правила зберігання документів зазвичай включають в себе норми для наступних ситуацій:

 

•  Заходи щодо уповільнення природного старіння документів.
•  Стандартний температурно-вологісний режим.
•  Рівень освітлення і його характер.
• Заходи по запобіганню впливу пилу і біологічних пошкоджень документів.
• Правила видачі документів і роботи з ними, що запобігають зносу.
• Норми захисту від вандалізму.
• Сценарії поведінки в аварійних ситуаціях
• Правила розміщення документів при зберіганні.
• Правила копіювання документів, що знаходяться на зберіганні.
• Норми безпеки і запобігання ушкоджень при експонуванні і транспортуванні документів.

    Звичайний архів компанії, найчастіше, не має опрацьованих правил зберігання документів — передбачається, що за термінів зберігання до 75 років не має сенсу особливо продумувати режим. Однак, якщо йдеться про правила зберігання історичних документів або ж паперів, що володіють особливою цінністю, дотримання найсуворіших правил зберігання документів є просто обов’язковим.