Документування — це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксації інформації на матеріальному носії.
Метод документування — це прийом або сукупність прийомів фіксації інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем (характер кодів мов, знакові системи і т.ін.).
Спосіб документування — це дія або сукупність дій, вживаних при записі інформації на матеріальному носії (висікання, тиснення, різьблення, фарбування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний, ручний та ін.).
Засіб документування — це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), використовуваних для створення документа. Засоби складання, копіювання й розмноження документів — це ручні, механізовані і автоматизовані пристосування.
Методами документування визначається специфіка знакової системи запису інформації на носії. Методи, способи, засоби створення документа у своїй сукупності є основою видового різноманіття документів.
Неодмінною умовою процесу документування є кодування інформації. Кодування інформації — це спеціально вироблена система прийомів (правил) фіксації інформації.
Основними атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі та часі.
Мова — це складна система символів, кожний з яких має певне значення. Мовні символи, будучи загальноприйнятими й загальнозрозумілими в межах даного суспільства, у процесі мови комбінуються один з одним, породжуючи різноманітні за своїм змістом повідомлення.
Засіб документування — це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), використовуваних для створення документа. Засоби складання, копіювання й розмноження документів — це ручні, механізовані і автоматизовані пристосування.
Знак — це мітка, предмет, яким позначається що-небудь (буква, цифра, отвір). Знак разом з його значенням називають символом.
Код, мова і знак передають інформацію в символічному вигляді, зручному для її кодування і декодування.