+38 [044] 465 66 31
+38 [098] 688 03 69
    info@paliturka.com

Статті » Архівна справа

Архівна справа 31.10.2012

 

Відносини, пов’язані з формуванням, обліком, зберіганням та використанням Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справи регулюються Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993г. № 3814-XII (далі — Закон № 3814).

     Згідно зі статтею 1 Закону № 3814:

 

  •      архівна справа — галузь життєдіяльності суспільства, яка охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання діяльності юридичних і фізичних осіб, пов’язані з накопиченням, обліком, зберіганням архівних документів та використанням відомостей які в них містяться;
  •      архівний документ — документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання і форми власності на нього, який припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства або держави або цінність для власника як об’єкт рухомого майна.

 

     Документи національного архівного фонду можуть перебувати в будь-якій формі власності, передбаченій Конституцією та законами України.

     Власник володіє, користується і розпоряджається документами Національного архівного фонду з урахуванням обмежень, передбачених законом. Власник документів Національного архівного фонду та інші особи, які користуються зазначеними документами, не мають права їх знищувати, пошкоджувати, або змінювати зміст цих документів (ст. 9 Закону № 3814).Зокрема, відповідальність за забезпечення схоронності бухгалтерських документів покладено на власника або уповноважений ним орган нарівні з відповідальністю за організацію бухгалтерського обліку, забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах (ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).
     Відповідно до статті 27 Закону України «Про інформацію» від 02.10.1992г. № 2657 — XII документ — це передбачена матеріальна форма одержання, зберігання, використання та поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носії.

     Обов’язок юридичних і фізичних осіб забезпечувати збереження Національного архівного фонду (НАФ) і сприяти його поповненню, прямо закріплена в статті 4 Закону № 3814.
     Національний архівний фонд — це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації.

     Згідно з пунктом 1.1.1. розділу 1 Основних правил роботи державних архівів України, схвалених колегією Державного комітету архівів України, протокол 03.02.2004г. № 2 (далі — правила роботи держархівів) формування НАФ здійснюється на підставі експертизи цінності документів. НАФ формується з документів, що нагромадилися за часи діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій всіх форм власності, громадян та їх об’єднань, а також документів історико-культурної спадщини України, створених за межами України або вивезених за кордон, та документів іноземного походження, що стосуються історії України. Джерелами формування НАФ виступають юридичні та фізичні особи — творці та/або власники документів, що підлягають внесенню до НАФ (п. 4.1.1 р.4 Правил роботи держархівів).

     Звертаємо увагу: упродовж року з початку діяльності підприємство повинно звернутися до одного з державних архівів за своїм місцезнаходженням для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого внесення до Національного архівного фонду.

     Відсутність у суб’єктів господарювання документів НАФ не означає, що документи, які створюються в процесі господарської діяльності, не повинні зберігатися. Підприємства і підприємці зобов’язані виконувати вимоги, встановлені нормативними документами, щодо термінів і порядку зберігання та знищення документів. Недотримання цих вимог тягне за собою адміністративну, а в деяких випадках — кримінальну відповідальність.